Как показывает практика, ни один предприниматель не может с первого раза выбрать офис. О чем следует помнить, чтобы через несколько месяцев не пришлось переезжать в новое помещение или, того хуже, прекращать деятельность?

На что опираться при выборе помещения?

Советуем Вам сразу составлять перечень требований, которым должен отвечать новый офис. Для одних видов деятельности важна транспортная доступность, для других – наличие дополнительных парковочных мест или хорошая проходимость.

В идеале должно получиться два списка требований – обязательных и желательных. Чем больше пунктов будет в каждом перечне, тем лучше.

Не всегда экономия на аренде помещения приводит к увеличению прибыли. Важно учесть не только мнение потенциальных покупателей, но и желание прежних и новых сотрудников.

В поисках нового офиса

Приступать к поиску следует самостоятельно или обратившись с просьбой к одному из сотрудников.

Следует изучить объявления на профильных сайтах. Можно прогуляться по выбранному району. Наверняка, на окнах офисных зданий найдутся нужные объявления.

Найти помещение быстрее помогут компании-посредники, которые полностью возьмут на себя работу по подбору помещения и оформление договора аренды. Однако за их услуги придется заплатить. Комиссия может составлять от половины до двух месячных стоимостей аренды. Важно помнить, что посредники стараются не работать с самыми дешевыми помещениями. Так что сэкономить в данном случае не получится. Зато на поиск офиса уйдет гораздо меньше времени.

Отправляясь на осмотр

На встрече с потенциальным арендодателем следует уточнить особенности работы офисного здания. Также важно проверить исправность работы телефонии, интернета. Заранее следует обсудить вопрос с охраной здания и проведением уборки. Иногда эти услуги являются обязательными. Причем оплачивать за них придется помимо основной арендной ставки. В итоге на первый взгляд выгодное предложение превратится в одно из худших на рынке.

До момента подписания договора нужно проверить исправность кондиционера, работу сантехники. Если в помещении есть дефекты, это следует отразить документально. Также следует уточнить, какая из сторон будет оплачивать коммунальные услуги.

Еще до заключения договора на аренду полезно познакомиться с сотрудниками соседних офисов. Возможно, на деле все окажется не так гладко, как было в рекламном объявлении.

Заключение договора

Если все детали устроили и стороны готовы заключать договор, соглашение необходимо зафиксировать в письменной форме. Перед подписанием договора рекомендуется ознакомиться с документом, подтверждающим право собственности.

Переезжать в офис или начинать делать ремонт можно только после подписания акта приемки-передачи, в котором подробно будут отражены все особенности помещения.

Помните, хороший офис в правильном месте – неотъемлемая составляющая успешного ведения бизнеса.

Также очень важно оформить расходы на аренду в бухгалтерском учете, чтобы минимизировать налоги.