По законодательству у каждого документа компании есть свой срок годности.

Условно все документы в фирме можно разделить на три группы:

• налоговые;
• бухгалтерские;
• кадровые.

Налоговые документы

В данной группе содержатся все документы, в которых есть необходимая для исчисления налога информация. Речь идет о чеках, накладных, актах, квитанция, Книге учета доходов и расходов. Здесь же находятся и платежные поручения, подтверждающие факт уплаты налогов в бюджет.

Согласно Налоговому кодексу все документы должны храниться в течение четырех лет после дня, когда был составлен документ.

В некоторых случаях срок хранения увеличивается. Например, если основное средство планируется списать, четыре года нужно отсчитывать с даты совершения этого действия.

Важно отметить, что выездные налоговые проверки проводятся за три предшествующих года. Нельзя уничтожать документы, если в них содержатся сведения, которыми может заинтересоваться налоговый инспектор, изучая деятельность компании за этот период.

Бухгалтерские документы

К ним относятся первичные документы, а также банковские и кассовые документы, сведения по инвентаризации, учетная политика и бухгалтерская отчетность.

Срок хранения этих документов регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет с начала года, следующего за годом, в котором прекратили использовать каждый документ.

Важно отметить, что годовая бухгалтерская отчетность не имеет срока хранения. Она всегда должна быть в организации.

Кадровые документы

Трудовые договоры, личные карточки сотрудников, личные дела, заключения по итогам аттестации следует хранить в течение семидесяти пяти лет.

Срок хранения пять лет предусмотрен для документов о режиме работы сотрудников, учете рабочего времени, информации о премировании, направлении в командировку. Это же время предусмотрено для хранения документов об ознакомлении сотрудников с техникой безопасности.

Графики отпусков хранятся один год, а документы о дисциплине труда – в течение трех лет.

Фирма закрылась, а документы остались

В том случае, если фирма была ликвидирована, документы по личному составу работников передаются в муниципальный архив. Другие сведения можно сохранить в любом месте.

Важно отметить: не стоит уничтожать документы с не истекшим сроком хранения, даже если организация уже не функционирует.